چگونه شایستگی کارکنان را در مراکز آزمایشگاهی ارزیابی کنیم؟

۱- مقدمه احراز شایستگی کارکنان

مهمترین مزیت رقابتی مراکز آزمایشگاهی در قرن بیست و یکم، سرمایه‌های انسانی است. به‌عبارتی، مزیت رقابتی نصیب آزمایشگاه‌هایی خواهد شد که بتوانند در بازار رقابتی، بهترین کارکنان دانشی را جذب نموده، پرورش داده و نگه دارند. در استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت مراکز آزمایشگاهی نظیر ISO 15189:2022 و ISO/IEC 17025:2017 نیز توجه ویژه‌ای به حفظ و ارتقاء شایستگی سرمایه‌های انسانی، در مراکز آزمایشگاهی شده است. به عنوان نمونه در استاندارد ایزو 17025 برای شایستگی کارکنان الزاماتی را در بندهای ۵ و ۶ آورده است، برخی از این الزامات عبارتند از:

• شایستگی و احراز صلاحیت کارکنان آزمایشگاه و مستندسازی آن شامل الزامات آموزش، احراز صلاحیت، آموزش، دانش فنی، مهارت و تجربه؛
• مسئولیت، اختیارات و ارتباطات بین همه پرسنلی که کارهای موثر بر نتایج فعالیت‌های آزمایشگاهی را مدیریت، اجرا یا تصدیق می‌کنند؛
• کارکنان منصوب شده مسئول رسیدگی به سیستم مدیریت؛
• شرح شغل؛
• روش‌ها و سوابق برای تعیین الزامات شایستگی، انتخاب پرسنل، آموزش کارکنان، نظارت بر کارکنان، دادن
• اختیارات به کارکنان و پایش شایستگی کارکنان.

در این پست نحوه ارزیابی شایستگی کارکنان در مراکز آزمایشگاهی تشریح خواهد شد. مانند هر فرایند ارزیابی دگیری، ارزیابی شایستگی کارکنان باید بر اساس یک سری از معیارها انجام شود. بر این اساس در ادامه ابتدا به تعیین معیارهای لازم برای شایستگی کارکنان در مراکز آزمایشگاهی می‌پردازیم.

۲- تعیین معیارهای مورد نیاز برای شاسیتگی کارکنان

مدیریت آزمایشگاه باید از شایستگی کارکنان و همه افرادی که دارای اختیارات برای موارد زیر هستند اطمینان حاصل نماید:

• کار با تجهیزات خاص؛
• انجام آزمون‌ها و یا کالیبراسیون؛
• توسعه روش ها؛
• ارزیابی و تحلیل نتایج؛
• تطابق الزامات؛
• ارائه نظرات و تفاسیرها؛ و
• امضا گزارش آزمایش و گواهی‌های کالیبراسیون.

بدین منظور ابتدا آزمایشگاه باید نیازهای خود را بیان کند، به عنوان مثال، در توصیف های تیم یا فردی که اطلاعات مربوط به تخصص و تجربه مورد نیاز را ارائه می دهند؛ مدرک مورد نیاز و برنامه‌های آموزشی مورد نیاز؛ دسترسی به پایگاه اطلاعات در شبکه‌ها؛ و مسائل دیگر (رفتار کارکنان، زبان های گفتاری …).

برای مثال:

• در برنامه آموزشی تعریف شود که چه چیزی برای اولین آموزش‌ها وهمچنین برای آموزش بیشتر اهمیت دارد؛
• برای فعالیت‌های تکراری اما نه مکرر: برای روش‌های آزمون‌ یا کالیبراسیون با جزئیات زیاد می‌توان درک خوب کارکنان از روش اجرایی را قبل از به کارگیری آنها توسط کارکنان بررسی نمود؛
• یک سطح از تحصیلات به عنوان الزام، می‌تواند به روشی برای اطمینان از درک خوب کارکنان مرتبط باشد
• فاصله برای احراز صلاحیت مجدد در صورت لزوم

۳- ارزیابی و احراز صلاحیت کارکنان

پس از تعیین معیارها برای احراز صلایحت، آزمایشگاه باید مناسب بودن تحصیلات، آموزش، تجربه و / یا مهارت‌ها و دانش کارکنان ارزیابی نماید، تا اطمینان حاصل نماید که کارکنان شایستگی لازم را برای انجام فعالیت‌های مربوطه دارند. اگر شواهدی در دسترس باشد تا نشان دهد که یک فرد تمام معیارها را برآورده می کند، می‌تواند آن فرد را واجد شرایط در نظر گرفت. در صورت عدم احراز صلاحیت، اقدامات لازم برای آموزش کارکنان باید انجام شود و برنامه آموزشی تدوین شود و پس از برگزاری دوره‌های آموزشی لازم شایستگی کارکنان آموزش دیده مجدد ارزیابی شود.
ارزیابی برای احراز شایستگی کارکنان می‌تواند با استفاده از یک یا ترکیبی از موارد زیر انجام شود:

• برگزاری یک امتحان کتبی؛
• نظارت بر فعالیت‌های کارکنان آزمایشگاه حین انجام فعالیت‌های روزانه؛
• استفاده از یک پرسشنامه برای ارزیابی شایستگی آنها؛
• انجام یک مصاحبه مستند؛
• شرکت در برنامه مقایسات درون آزمایشگاهی؛
• بررسی نتایج بدست آمده از آزمون نمونه‌های مرجع؛
• شرکت در مقایسات بین آزمایشگاهی؛
• شرکت برنامه‌های آزمون مهارت؛

پس از انجام ارزیابی شواهد آن باید حفظ شود این شواهد در صورت لزوم می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• درجه فنی، گواهینامه، دانشنامه‌ها؛
• مشارکت در انتشارات علمی؛
• سوابق مربوط به فعالیت‌های کالیبراسیون یا آزمون و ارزیابی فعالیت‌ها؛
• سوابق مشارکت در مقایسات درون و بین آزمایشگاهی؛
• سوابق مشارکت در شبکه‌های تحقیقاتی؛
• سوابق شرکت در تدوین استاندارد؛
• سوابق ارزیابی خاص؛
• برای فعالیت های غیر مکرر (بیش از ۱۲ ماه)، سوابق اجرای یک آزمون مرجع؛
• سایر موارد.

استفاده از یک بانک اطلاعاتی می تواند توانایی آزمایشگاه را برای شناسایی فرد مناسب برای یک کار مشخص بهبود بخشد.

۴- بازنگری و بهبود

هم معیارها ارزیابی و هم شرایط احراز صلاحیت باید به طور منظم بازنگری شوند و با توجه به نیازهای فعلی آزمایشگاه و مشتریان و همچنین نیازهای آینده، ممکن از نیاز به ارزیابی مجدد کارکنان در طول زمان ایجاد گردد. در این بین برنامه‌های آموزشی و ارتقاء مهارت کارکنان می‌توانند منجر به پویایی و ارتقاء کیفیت خدمات یک آزمایشگاه گردد.

۵- بازنگری فرایند ارزیابی شایستگی

برای تایید اینکه عملیات اجرایی در آزمایشگاه با الزامات سیستم مدیریت و استانداردهایی نظیر ISO/IEC 17025 و ISO 15189‌ مطابق دارد، ممیزی داخلی انجام می‌شود. نتایج حاصل از انجام این ممیزی‌ها نشان خواهد داد که آیا نیاز است فرایند ارزیابی شایستگی کارکنان مورد بازنگری قرار گیرد یا خیر.

۶- نتیجه گیری

ارزیابی صلاحیت کارکنان با این هدف انجام می‌شود که نشان دهد کارکنان آزمایشگاه قادر به تولید نتایج فنی معتبر هستند. بدین منظور بهتر است ابتدا معیارهای مربوط به شایستگی کارکنان تعریف شود، سپس مقایسه‌ای بین معیارهای تعیین شده برای شایستگی کارکنان و شرایط کنونی آنها انجام شود و در صورت نیاز برای کارکنان آموزش‌های مناسب طرح‌ریزی و برگزار شود. این مسئولیت آزمایشگاه است تا تعادل خوبی بین ارزیابی شایستگی کارکنان و دیگر مسائل کیفیت ایجاد کند. ارزیابی و شایستگی کارکنان باید به طور مداوم برای ایجاد مزایا در آزمایشگاه ها و مشتریان آنها بهبود یابد.

۷- مراجع

EUROLAB “Cook Book” – Doc No. 6 Rev. 2017 : HOW TO ASSESS THE COMPETENCE OF STAFF